O 5S surgiu no Japão no início dos anos 1950. Na indústria, seus principais papéis são: liberar áreas, evitar desperdícios, melhorar relacionamentos, facilitar as atividades e localização de recursos disponíveis. Trata de uma sigla formada pelas iniciais de cinco palavras japonesas. No Brasil, alguns “S” foram traduzidos usando palavras variadas. Com isso, o 5S gerou resultados diferentes de um para outro local.
Observando os métodos de gestão e o potencial das pessoas em variados ambientes, sentimos que, devidamente entendido e apresentado, o 5S pode ser praticado por qualquer pessoa, em qualquer circunstância. Com isso, o 5S que praticamos hoje é mais humano do que quando começou a ser divulgado no Brasil, nos anos 1980. Seus princípios são semelhantes aos princípios da vida.
(senso de seleção)Outras traduções : Organização; Utilização; Classificação; Descarte.Senso: "A arte de colocar fora coisas inúteis sem uso"É o passo inicisal do programa de 5S. Consiste basicamente de eliminar aquilo que é desnecessário do local de trabalho ou de outro ambiente em que se esteja implantando os 5S. Para isso é preciso definir claramente o que é necessário e o que é desnecessário.O que é necessário?Necessário é aquilo que se está utilizando ou que se tem previsão de uso em breve. Olhe para cada objeto e pergunte:
Isto REALMENTE é necessário?
Estou utilizando-o no momento?
Se não, qual foi a última vez que utilizei?
Quando eu irei precisar disto?
Essas perguntas ajudam determinar se um item é necessário ou não. Se as respostas às duas primeiras perguntas forem não e às outras duas forem não sei, seguramente o item é desnecessário: descarte-o.Quer dizer que tenho que jogar fora o que for desnecessário?Não necessariamente. O bom senso recomenda que você coloque os itens descartados a parte e em seguida reflita o que fazer com cada um deles.A maioria dos itens descartados servirão para outras pessoas ou áreas e portanto devem ser encaminhados a elas, seja por venda ou doação. Mas não envie sem antes questionar se realmente é útil, caso contrário você não estará fazendo 5S e sim apenas transferência de entulhos.Outros itens não poderão ser reaproveitados: devem ser vendidos como sucata.O cuidado que se deve tomar aqui é, feito o descarte, agilizar a análise e destinação dos itens em excesso, caso contrário os mesmos logo irão se "incorporar" ao ambiente novamente, ficando no local definitivamente, ou até a próxima sessão de seleção.Como eu faço para manter a seleção?Seja crítico no seu dia a dia. Pergunte para todo objeto que você olhar - no trabalho, em casa, na rua, etc. - "isto é necessário?". Mas isso não vai virar uma paranóia? Não. O hábito repetido diversas vezes irá sedimentar o procedimento até que se torne automático, como veremos ao estudar o Senso de Autodisciplina.Qual é o resultado da aplicação do Senso de Seleção? Poderia citar e comentar sobre vários, mas ficarei apenas com os seguintes:
- Ganho de espaço
- Maior segurança
- Facilidade de limpeza e manutenção
- Melhor controle de estoque
- Redução de custos
- Disposição mental para a Qualidade
(senso de ordenação)Outras traduções: Sistematização; Arrumação.Senso: "A arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso".Após a Seleção, na qual você descarta aqueles itens desnecessários, você precisa organizar o que sobrou. A essa organização damos o nome de ordenação, que é determinar um local adequado para cada item, de modo que ao necessitar dele não seja necessário perder tempo procurando.Ordenação é, em suma, guarda de objetos de forma a facilitar sua localização e uso. Quando a localizacão de um item não é imediata, significa que a ordenação não foi bem feita. Faça de novo!Como eu faço a Ordenação?Determine os locais que mais facilitam o uso. Os itens mais utilizados, aqueles que se usa toda hora, devem estar ao alcance da mão. Por exemplo canetas, telefones, ferramentas em uso, etc. O importante é que não se tenha que fazer esforço para pegar esses itens. Numa prateleira, devem ficar na altura média: nem acima, onde se tenha que subir em apoios ou se esticar, nem embaixo, onde se tenha que se abaixar ou curvar-se para pegá-los. Se em gavetas, na mais próxima, geralmente a de cima.Os itens de uso menos freqüente devem estar a uma distância um pouco maior ou em local de acesso menos fácil. Mas não muito. E, finalmente, os itens os você utiliza muito pouco, devem estar no local menos acessível e que menos atrapalhe.Apenas a título de exemplo, para escritório: o item utilizado a todo instante na gaveta da mesa, o utilizado poucas vezes ao dia, no armário do canto da sala e o utilizado menos de uma vez por semana, num arquivo fora da sala. Ah, sobre a mesa só o trabalho que estiver sendo executado.Identifique sua área de trabalho. Armários devem ter suas portas, prateleiras internas ou gavetas etiquetadas. Áreas de circulação de pessoas demarcadas, áreas de riscos, extintores e saídas de emergências sinalizados são exemplos de boa ordenação. O mesmo vale para estoques de matérias-primas e produtos em processamento e acabados, que devem conter informações de tipo, procedência, destino e data de validade.Tubulações de fluidos devem indicar o que conduzem, através da identificação de cor, de acordo com as normas de segurança da ABNT.Ainda como identificação é possível adotar-se crachás, se houver atendimento ao público externo. O crachá é dispensável se o trabalho envolver apenas relacionamento interno onde todos se conhecem, exceto se medidas de segurança o requeiram. Mas se houver crachá, o nome ou apelido que a pessoa escolher deve ser destacado, seguido do setor ou área em que ela trabalha. Evite colocar o cargo ou função, que serve apenas para dar idéia de castas e não contribui em nada para a motivação.Os murais devem estar organizados por assunto, atualizados e mantidos em bom estado. Uma sugestão válida é alinhar o material exposto pelas bordas superior (alinhamento horizontal) e esquerda (alinhamento vertical). É importante ter um responsável, que pode ser rotativo, para manter o mural organizado. Aquele convite para o baile que aconteceu no mês passado nem pensar!Para finalizar esta parte, uma palavrinha sobre os arquivos. Em primeiro lugar os documentos devem ser arquivados seguindo-se um critério de ordenação: cronológico, alfabético, temático, o que for mais conveniente. O importante é ter critério. Em segundo lugar, todo documento só deve ir para o arquivo com uma anotação de quanto tempo deve permanecer arquivado e, se for o caso, qual o destino a ser dado a ele ao findar esse período. E por último, deve haver um tempo pré-definido para se fazer uma revisão do arquivo, na qual os documentos vencidos serão descartados (Seleção). Uma boa sugestão é uma revisão trimestral, mas cada caso é um caso.Organização pessoal faz parte do Senso de Ordenação?Não só faz parte como é a essência. A organização pessoal irá refletir-se na organização do ambiente.É importante reservar um tempo pela manhã para planejar o dia, anotar compromissos na agenda e consultá-la. Ao definir os compromissos e tarefas, priorize as mais importantes e concentre-se neles, fazendo um por vez. Isso parece óbvio, mas o fato é que gastamos a maior parte do nosso tempo fazendo as coisas urgentes, e ao final do dia percebemos que coisas importantes ficaram para trás.Como eu faço para manter a ordenação?Discipline-se a guardar cada objeto de volta ao seu lugar imediatamente após o uso, e cobre esse comportamento de seus companheiros. Seja observador, não deixando escapar nenhuma disposição incorreta de materiais. Faça testes periódicos, consigo mesmo e com colegas, para ver se a localização de itens é imediata. Essa é a palavra: localização imediata, nada menos é aceitável.Qual é o resultado da aplicação do Senso de Ordenação?Poderia citar e comentar sobre vários, mas ficarei apenas com os seguintes:
Melhor disposição de móveis e equipamentos
Maior segurança
Facilidade de limpeza e manutenção
Melhor controle de estoque
Redução de desperdícios, principalmente de tempo
Aproveitamento do espaço que sobrou, para "praças"
SEISO
(senso de limpeza)Outras traduções: Inspeção; Zelo.Senso: "A arte de tirar o pó".O senso de limpeza tem dois aspectos importantes. O primeiro refere-se à limpeza do ambiente físico, seja ele no trabalho, em casa etc. Este aspecto, em se tratando de indústria ou serviço de alimentos, se reveste de especial importância, visto que a higiene deficiente é uma das principais causas de doenças de origem alimentar.Outro aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente onde impera a franqueza, a transparência de intenções e o respeito pelo próximo é um ambiente limpo. O terceiro senso objetiva isso: que o ambiente seja asseado, e portanto saudável, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possível, criando condições de trabalho em equipe.Como faço a limpeza?No que se refere à limpeza física, a recomendação é que se atue sobre as causas da sujeira, e não apenas na sujeira aparente. As dicas são basicamente comportamental:
Faça uso correto de sanitários
Jogue o lixo dentro do lixeiro, observando a coleta seletiva
Mantenha limpo corredores, vestiários, pátios e outras áreas comuns
Demarque e observe local apropriado para a prática de tabagismo
Papel de balas devem ser colocados no lixeiro. Mas atenção: em área de processamento ou manipulação de alimentos não se deve comer nada, inclusive balas
Defina períodos para limpezas, não esperando que a sujeira apareça
Identifique e corrija vazamento de fluidos
Faça os reparos no edifício, móveis e equipamentos o mais rápido possóvel
Quanto ao relacionamento, a regra que normalmente funciona é: Fale com as pessoas e não das pessoas
Como eu faço para manter a limpeza?Discipline-se a cumprir e exigir dos outros que o ambiente encontrado limpo seja deixado limpo após o uso. Se cada um fizer a sua parte, cuidando para não sujar e limpando quando isto acontecer, por certo o ambiente será bem melhor.Quanto ao relacionamento, tome a iniciativa: coloque seus colegas a vontade para dizer o que pensam de você. Ouça as críticas, vendo nelas a oportunidade de melhorar. É saudável ouvir a opinião sobre nós de alguém que não seja nós mesmos.Após dispor-se a melhorar naquilo que foi apontado como pontos falhos em você, então poderá dizer o que não gosta nos outros.Isto é fácil? De forma alguma! Mas quem disse que melhorias são alcançadas sem esforço? Quando acontece, não tem tempo de fortalecer as raízes e o resultado é que diante de uma situação adversa e imprevista, retrocede-se à posição anterior, quando não pior.Lembre-se: cem melhorias de 1% é maior que uma melhoria de 100%.Qual é o resultado da aplicação do Senso de Limpeza?O senso de limpeza implantado resulta em:
Ambiente agradável e saudável
Melhor resultado do trabalhado
Melhoria do relacionamento interpessoal e por conseguinte do trabalho em equipe
Melhor conservação de móveis, equipamentos e ferramentas
Redução de desperdícios
Aumento da vida de prateleira dos produtos e garantia da saúde do consumidor.
(senso de padronização)Outras traduções: Padrões; Ambientação; Higiene; Conservação; Saúde; Asseio.Senso: "A arte de manter em estado de limpeza".Padronização significa manter "em estado de limpeza" que, no contexto dos 5s, inclui outras considerações, tais como: cores, formas, iluminação, ventilação, calor, vestuário, higiene pessoal e tudo o que causar uma impressão de limpeza. A padronização busca então manter os três primeiros Ss (seleção, ordenação e limpeza) de forma contínua.A padronização, ou seja, a definição de métodos standard de trabalho é fundamental, por exemplo:Pintura das paredes, devem ser usados padrões de cores para cada setor, a sinalização também é bastante importante, devemos usar placas padronizadas e que tenham fácil visualização, com letras claras e grandes, pisos, de tubulações, de alerta (tigrado), marcas no piso de onde deve ficar a lixeira, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incêndio, itens móveis, tamanho das setas que estão sendo utilizadas, tipos de etiquetas, cores "padrões" de máquinas. A partir do estabelecimento do que é certo, fica fácil para o funcionário saber o que está errado.Exemplo: pintamos no piso, ou há uma placa de identificação na parede, do local de um equipamento móvel e identificamos o local e o equipamento. Cada equipamento deve contar com 2 pontos: facilidade para visualizar onde se encontra, facilidade para devolver para o local correto. A partir deste ponto, se o funcionário usa o equipamento e não o devolve ao local fica evidente que há uma anomalia. As anomalias devem saltar aos olhos devido ao processo de padronização.Outros aspectos de padronização são:
Cuidado com a higiene pessoal, com o uniforme, etc.
A folha de verificação reflete o padrão de cada área. Fica fácil saber onde devemos atacar.
A padronização buscar criar o "O Estado de Limpeza". Não basta estar limpo, é necessário também parecer limpo.
Devemos definir qual o padrão ideal para o nosso ambiente de trabalho, buscando, como objetivo, a melhoria da qualidade de vida no trabalho.
Devemos nos preocupar com a ambientação, quebrando o peso da área de trabalho, através de uso de aquários, plantas (auxiliam o relaxamento), salas dos funcionários – praças), paisagens, em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isto é uma forma de desacelerar as pessoas.
(disciplina)Outras traduções: Auto-disciplina; Educação; Harmonia.Senso: "A arte de fazer as coisas certas, naturalmente".Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina é o caminho para a melhoria do caráter dos funcionários.Nós enxergamos a disciplina nos 5Ss quando:
executamos a limpeza diária dos 3 minutos, como rotina
Fazemos a medição periódica, utilizando a folha de verificação e colocando os resultados no gráfico de controle.
Quando não sujamos mais
E quando sujamos, limpamos imediatamente
Quando devolvemos ao seu local os instrumentos que utilizamos
Quando repintamos os letreiros que estão apagados e corrigimos a pintura do piso se aparecem falhas
E quando se quer fazer algo bem feito e com habilidade o que se deve fazer? Praticar, repetir. Atletas repetem os lances, o estudante que almeja uma vaga na Universidade estuda estuda e estuda. Artistas repetem o ensaio. Disciplinar é praticar e praticar para que as pessoas façam a coisa certa naturalmente. É uma forma de criar bons hábitos. Disciplina é um processo de repetição e prática. Assim estaremos no caminho certo.
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